Etäyhteys muutti työpalaverien luonnetta – tekniset häiriöt ja kiireet nakertavat etäpalavereiden hyötyjä

Etätyö

Pandemian myötä etäkokoukset yleistyivät vauhdilla, mutta niihin tottuminen ei ole aina sujunut kivuttomasti. Etäpalaveri onnistuu parhaiten, kun osallistujat kokevat tulleensa kuulluiksi ja yhteisistä aiheista syntyy hedelmällistä vuorovaikutusta.

Valtakunnallinen etätyösuositus loppui maaliskuun alussa, mutta moni työpaikka on jatkanut hybridimallilla, jossa yhdistetään etä- ja lähityö. Jyväskylän ja Oulun yliopistoissa selvitetään nyt Työsuojelurahaston rahoittamassa tutkimuksessa, miten etäpalavereista voisi tehdä mahdollisimman hyödyllisiä ja vähän kuormittavia.

Ensi kesänä päättyvässä hankkeessa tutkitaan etäpalavereita monipuolisesti. Neljän työnohjausryhmän zoom-kokouksista on otettu videokuvaa, osallistujien sykettä ja sykkeen vaihteluvälejä on mitattu pulssioksimetrillä ja he ovat antaneet palautetta kokoontumisista.

Tutkimuksen johtaja, psykologian apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri Jyväskylän yliopistosta huomauttaa, että etäpalavereita on monenlaisia, mutta niistä löytyy myös yhteisiä asioita kontekstista riippumatta.

Yleisiä ovat esimerkiksi tekniset ongelmat. Tutkimusaineisto koostuu 24 tapaamisesta, joista 18 istunnossa kohdattiin ainakin yksi häiriötilanne.

–  Toiset voi ratkaista nopeasti, jos esimerkiksi joltakulta on jäänyt mikrofoni kiinni, mutta osa häiriöistä voi jatkua pitkään. Oma maailmansa ovat hybridikokoukset, joihin osallistutaan sekä paikan päällä että etänä. Niissä kuuluvuusongelmat ovat yleisiä.

Projektitutkija, työterveyspsykologi Mikko Pohjola huomauttaa, että keskeytysten takia huomio siirtyy käsiteltävästä asiasta muualle ja jälleen takaisin, mikä aiheuttaa kognitiivista kuormitusta. Hän suosittelee, että teknisiin häiriöihin valmistaudutaan jo etukäteen ja mietitään keinoja niiden ratkaisemiseen.

Työnohjausryhmien palautteiden perusteella hyvää vuorovaikutusta voidaan rakentaa ruudunkin välityksellä. Osallistujat arvioivat etätapaamisia myönteiseen sävyyn, vaikka kaikki eivät edes tunteneet toisiaan etukäteen.

–  Palavereiden ilmapiiriä kuvattiin miellyttäväksi ja rauhalliseksi. Osallistujat kertoivat, että he olivat saaneet tilaisuuden purkaa mieltään painavia asioita ja kokeneensa ahaa-elämyksiä työhönsä liittyen, Pohjola kertoo.

Keskeinen tutkimuskysymys on, miten tunnistaa optimaalinen vireystila ja kuinka sitä voidaan tukea. Haittaa on sekä ali- että ylivirittymisestä.

Oppimistutkimuksista tiedetään, että fysiologiselle virittymiselle on optimaalinen ikkuna. Jos vireys on vähäistä, oppiminen ei kiinnosta eikä se ole tehokasta. Valmistautuminen ja kohtuullinen ponnistelu nimittäin parantavat suoritusta. Liiallinen kuormitus puolestaan voi johtaa ylivireyteen, jolloin ajattelukapasiteetti heikkenee.

Kykyrin mukaan olennaista on saada tapaamisesta kiinnostava kaikille osallistujille. Se onnistuu parhaiten, jos ihmiset kokevat tulevansa kuulluksi itselleen merkityksellisessä asiassa ja saavansa arvostusta näkökulmalleen. Tämä on erityisen tärkeää, jos pitää pohtia vaikeita kysymyksiä tai ideoida uutta.

Tutkimuksessa on tarkasteltu keskustelujen episodeja, joita osallistujat arvioivat myönteisesti. Niissä ihmisillä on ollut käsiteltävästä aiheesta omakohtaista sanottavaa, he ovat kommentoineet muiden esille nostamia kysymyksiä ja pohtineet niitä omien kokemusten kautta. Keskustelu on ollut koherenttia ja sujuvaa.

Hyvä vuorovaikutus ja vireystila heijastuivat myös kehon reaktioissa. Myönteisiksi koettuihin tilanteisiin liittyi sykkeen nousua ja puhumisen aikana myös sykevälivaihtelun lisääntymistä, mikä viittaa kehon rentoutumiseen.

Jos taas kokous jää sarjaksi yksinpuheluita, jotka eivät liity toisiinsa, tapaamiselle ei synny yhteisesti jaettua aihetta. Uuden luominen on vaikeaa ja osallistujat voivat pettyä.

Kykyri mainitsee, että keskustelujen aiheet ja tavoitteet toki vaihtelevat. Joskus tavoitteena on vain saada asialista käsiteltyä.

Pohjola suosittelee, että palaverien alussa orientoidutaan yhteiseen tekemiseen eli selvennetään, mistä on tarkoitus keskustella, mitä halutaan saada aikaan ja mitkä ovat keskustelun toivotut toimintatavat.

Testiryhmien palautteissa työtilanteen kuormittavuus vaikutti siihen, kuinka hyödylliseksi palaveri koettiin. Mitä korkeampi kuormitus, sitä kriittisempiä olivat arviot.

Kykyrin mielestä hektisessä työtilanteessa voikin olla järkevää siirtää palaveria tai antaa kiireiselle työntekijälle mahdollisuus jäädä pois. Kokousten välissä on myös hyvä pitää taukoja ja aloittaa palaverit rauhoittumishetkellä.