Väitös: Julkisen hankinnan kautta saadaan usein valmiiksi vanhentunut it-järjestelmä

Julkisen hankinnan kautta voidaan päätyä siihen, että it-järjestelmä on jo käyttöön otettaessa vanhentunut.

Tämä johtuu ensi viikolla tohtoriksi väittelevän tekniikan lisensiaatti Aapo Kosken väitöstutkimuksen mukaan sekä hankintalain vaatimuksista että it-alan perinteisistä työtavoista.

Koski erottaa julkisista tietojärjestelmähankinnoista kolme pääongelmaa: puutteellinen kommunikaatio tilaajan ja yritysten välillä, hankinta-aikojen pitkä kesto ja ohjelmistoyritysten työtavat.

– Luotamme liikaa siihen, että hankintailmoitukset ovat ymmärrettäviä ja kattavia. Todennäköisesti toimittajakandidaatit ymmärtävät kuitenkin jotain väärin, etenkin jos asiakkaan toimiala on ohjelmistoyritykselle vieras, Koski sanoo.

Koski on itse työskennellyt vuosia ohjelmistokehittäjänä ja -arkkitehtina. Hän on osallistunut monien it-järjestelmien julkisiin hankintoihin esimerkiksi yleisen turvallisuuden ja puolustuksen aloilla, joilla tekniikan on pakko toimia. Väitöksessään Koski keskittyykin tämän kaltaisiin, kriittisiksi kutsuttuihin järjestelmiin.

Hyvä esimerkki kriittisestä järjestelmästä on hätäkeskusten tietojärjestelmä ERICA, jonka pääsuunnittelijana Koski työskenteli vuosina 2010-2015. ERICA-järjestelmä yhdistää hätäpuhelut valtakunnallisesti, näyttää soittajan sijainnin kartalla ja ehdottaa päivystäjälle toimenpiteitä tämän syöttämän tiedon perusteella.

– ERICAa alettiin valmistella hätäkeskuslaitoksen, poliisin, ensihoidon ja pelastuslaitoksen kanssa jo vuonna 2008. Järjestelmää alettiin toteuttaa vuonna 2011 ja se tuli käyttöön vuonna 2018. On ilmeistä, että tekniikka, järjestelmäympäristö ja osin myös käyttötarve muuttuvat kymmenessä vuodessa, Koski sanoo.

Hankintalain ei Kosken mukaan pitäisi sallia näin suurten it-järjestelmien tilaamista kerralla niin, että lopputulos odottaa vuosien päässä.

– Hankintalain pitäisi pakottaa tilaamaan järjestelmät osissa, esimerkiksi puolen vuoden tai vuoden toimitusajalla. Valmistunutta osaa pitäisi testata kunnolla ja jatkaa toteutusta vasta käyttäjäpalautteen perusteella. Näin sekä tilaaja että ohjelmistoyritys pystyisivät paremmin reagoimaan myös ympäristön muutoksiin, Koski sanoo.

– Tietojärjestelmäalalla elää tiukassa toimintatapa, jossa vanha järjestelmä ajetaan kerralla alas ja aletaan tehdä uutta tyhjästä. Meidän pitäisi kuitenkin hyväksyä se, että mikään järjestelmä ei ole koskaan valmis. Ne pitää rakentaa niin, että niitä voi jatkuvasti parantaa.

Kosken mukaan ongelmia aiheutuu myös it-alalla vallitsevasta projektiajattelusta. Perinteisesti ohjelmistoyritys vie tilatun projektin loppuun, ja sekä tilaaja että yritys katsovat vain alkuperäisen sopimuksen ehtojen täyttymistä. Olisi parempi, jos ohjelmistoyritykset hoitaisivat projektin palveluna jolloin yritys vastaisi myös järjestelmän ylläpidosta ja käyttötuesta.

– Näin ohjelmistokehittäjät saataisiin lähemmäs oikeita käyttäjiä ja saataisiin palautetta käyttäjiltä. Näin myös muutostarpeisiin pystyttäisiin reagoimaan nopeammin.

Palvelumalli toimii parhaiten, jos sitä käytetään alusta asti, mutta malliin voi siirtyä myöhemminkin. Esimerkiksi Hätäkeskuslaitoksen ERICA-järjestelmässä palvelumalli on nyt käytössä.

– Nyt järjestelmän ylläpitäjä pystyy reagoimaan vikatilanteisiin nopeasti ja näkemään suoraan, miten käyttäjät hyödyntävät järjestelmää. Parhaimmillaan jokin vikatilanne saadaan korjattua ennen kuin käyttäjät edes huomaavat vikaa, Koski sanoo.