Helsingin huippukokous syö kilometreittäin kaapelia ja tuhansia matkakortteja

Jos haluaisit antaa Suomesta hyvän kuvan 1 500:lle suurtapahtumasta uutisoivalle tiedotusvälineiden edustajalle, mitä tekisit?

Venäjän presidentin Vladimir Putinin ja Yhdysvaltain presidentin Donald Trumpin huippukokousta varten pääaseiksi on valittu kitkattomat suorat kuvalähetykset, ilmainen joukkoliikennelippu ja viimeisen päälle varustettu lehdistökeskus.

Ulkoministeriön mukaan tapahtumaan ilmoittautui 1 436 median edustajaa 61 eri maasta.

Lisäksi paikalle odotetaan useita kymmeniä toimittajia kummankin presidentin omissa delegaatioissa.

– Tämä on isoin mediatapahtumamme vuosiin. On tämä vaikea operaatio pyöräyttää, sanoo mediajärjestelyistä vastaava lehdistöpäällikkö Vesa Häkkinen ulkoministeriöstä naurua äänessään.

Suurten valtioiden johtajien tapaamispaikkana Suomi on harvinaisen näkyvästi kansainvälisen huomion valokeilassa, joten kaiken pitää toimia tip top.

Samalla Suomi ja Helsinki haluavat ottaa tilanteesta irti kaiken hyödyn maakuvalleen ja kaupunkibrändilleen.

Helsinki ylpeilee joukkoliikenteellään, joten pääkaupunkiin saapuville toimittajille lyödään heti lentokentällä käteen Helsingin seudun liikenteen HSL:n tarjoama matkakortti.

Kortteja on varattu yhteensä 2 000, jotta ne eivät taatusti lopu kesken.

Finlandia-taloon pystytetään lehdistökeskus, jossa toimittajat voivat tehdä työtään.

– Yle ja Euroopan yleisradiounioni EBU tarjoavat paikalle kuvamateriaalia suoraan kokouksesta, ja radio- ja tv-kanaville on omia työskentelykoppeja. Finlandia-talon ulkopuolelle rakennetaan lava tv-toimittajien käyttöön. Myös keskuksen sisällä tehtävää maakuvatyötä on pohdittu paljon, mutta niitä suunnitelmia en paljasta etukäteen, Häkkinen kertoo.

Koska kaikki tiedotusvälineiden edustajat eivät mitenkään mahtuisi paikalle kuvaustilaisuuksiin, medioiden käyttöön tarjotaan myös Lehtikuvan valokuvaajien ottamat kuvat.

Yksi suurimmista mediajärjestelyjen logistiikkatehtävistä on Häkkisen mukaan niin sanottu poolaaminen, eli turvajärjestelyjen sisäpuolelle päästettyjen kuvaajien siirtely sellaisiin paikkoihin, joissa on kuvattavaa.

Lehdistökeskuksen käytössä onkin useita linja-autoja ja pikkubusseja.

Finlandia-talon dataverkko piti alun perin uudistaa kaikessa rauhassa tänä kesänä, mutta nyt se saatetaan ajan tasalle hieman nopeammassa tahdissa, kertoo av-mestari Kimmo Heikkinen Finlandia-talosta.

Toimivat nettiyhteydet ovat elinehto toimittajille.

– Verkkokaapelia oli juhlallinen määrä, kun sitä purettiin paketeista. Kaapelia kuluu kilometreittäin, kun yli tuhannelle eri paikalle tarvitaan yhteys, Heikkinen sanoo.

Kiireisin vaihe lehdistökeskuksen pystyttämisessä alkaa torstaina. Esimerkiksi kaapeloinnit on kuitenkin pystytty hoitamaan pois alta alkuviikosta.

– Kaikki yritetään tehdä niin, ettei tarvitse enää konttailla pitkin pöytien alusia, kun asiakkaat alkavat tulla taloon, Heikkinen sanoo.

Finlandia-talossa on järjestetty suurtapahtumia ennenkin.

– Itse olen ollut talossa 90-luvulta asti ja mukana monessa tällaisessa tapahtumassa, kuten Suomen EU-puheenjohtajuuskauden jutuissa ja Etykin 40-vuotisjuhlassa. Jos pitkällä aikavälillä katsoo, tämäkin huippukokous on melko perustilaisuus meille.

Kuvatoimisto Lehtikuva on STT:n omistuksessa.