Virkatodistusten saamisessa on ollut ongelmia, mutta nyt niitä saa jälleen sujuvasti
Virkatodistusten toimittamisessa on ollut ongelmia vaihtelevasti jo pidemmän aikaa, mutta tilanne on nyt korjaantunut Digi- ja väestötietovirastossa, kertoo yksikön johtaja Ari Torkkel.
Virkatodistus-termiä käytetään elossaolotodistuksista, väestötietojärjestelmäotteista ja sukuselvitystodistuksista. Toimitusaikojen viiveet ovat koskeneet nimenomaan sukuselvitystodistuksia. Tällä hetkellä niitä saa Digi- ja väestötietovirastosta 3–4 viikossa.
– Ruuhkia on ollut tämän vuoden alusta alkaen, mutta olemme nyt päässeet niistä eroon sijoittamalla lisää henkilöstöä näihin tehtäviin, Torkkel sanoo.
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisterit kirjoittavat omien jäsentensä ja myös entisten jäsentensä virkatodistukset jäsenyysajalta. Kirkosta eronneiden virkatodistuksia pitää hakea sekä kirkon aluekeskusrekisteristä että Digi- ja väestötietovirastosta.
Sukuselvitystodistusten toimitukset ruuhkautuivat seurakunnissa vuoden 2021 aikana, mutta nyt jonot ja toimitusajat ovat lyhentyneet merkittävästi viime syksystä, kertoo Kirkkohallituksen rekisterijohtaja Sanna Heickell.
Sukuselvityksiä laaditaan 15 aluekeskusrekisterissä ympäri Suomen, ja toimitusajat ovat tällä hetkellä 1–8 viikkoa. Yhdeksästä aluekeskusrekisteristä sukuselvityksen sai syyskuun puolivälissä 1–2,5 viikossa, ja pisin 8 viikon toimitusaika oli tuolloin enää Espoossa ja Porissa.
– Tavoitteena on, että sukuselvityksen saa kaikkialta enintään neljän viikon odotusajalla. Tilauksen saapuessa ei vielä tiedetä, kuinka monimutkaisesta todistuksesta on kyse, ja kuinka kauan sen tekeminen vie aikaa. Yksinkertaisimmat todistukset valmistuvat puolessa tunnissa, hankalimmat voivat viedä yhden asiantuntijan koko viikon työajan. Tämän vuoksi henkilöstöresursointi on ollut haastavaa, Heickell sanoo.
Virkatodistusten valmistus siirtyi vuodenvaihteessa seurakunnilta aluekeskusrekistereihin. Uudistuksen jälkeen esimerkiksi perunkirjoitusta varten tarvittavat todistukset on saanut siitä aluekeskusrekisteristä, jonka alueella kirkkoon kuulunut vainaja on viimeksi asunut. Aiemmin todistukset piti kerätä kaikista seurakunnista, joiden alueella vainaja oli elämänsä aikana asunut.
Uudistuksen keskeinen tavoite oli nopeuttaa tietojen luovutusta.
– Uudistus on edellyttänyt sekä rakenteellisia että tietoteknisiä muutoksia. Pitkien jonojen taustalla oli pääosin liian alhaiseksi arvioitu henkilöstötarve. Nyt ongelmat on suurimmilta osin selätetty, kertoo Heickell.
Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa kirjoitettiin viime vuonna yhteensä noin 143 000 sukuselvitystodistusta. Ylivoimaisesti suurin osa virkatodistuksista haetaan perunkirjoitusta varten.
– Sukuselvitysmuotoisella virkatodistuksella todistetaan henkilöiden sukuasema ja esimerkiksi oikeudet perintöön, sanoo Heickell.
Myös Digi- ja väestötietovirastossa selvästi suurin osa virkatodistuksista tilataan kuolinpesän asioita varten. Noin puolet tilaajista on kuolinpesältä toimeksiannon saaneita yrityksiä, kuten pankkeja tai laki- ja asianajotoimistoja, ja noin puolet vainajan omaisia.
