Keskustan jäsenrekisteri on saatava kuntoon

Mielipide

Iisalmen Keskustan kunnallisjärjestö kokoontui syyskokousta varten 19. marraskuuta 2019. Kokousasioiden ohella nousi esiin huoli puolueen jäsenrekisterin tilasta.

Jätimme asiasta aloitteen puolueelle, koska tilanne on hälyttävä. Esimerkiksi Iisalmen osastoille saapuvien jäsenmaksutilitysten määrä on vuosien saatossa pienentynyt huomattavasti ja jäsenrekisterin hallinta käsityksemme mukaan vaikeutunut ja muuttunut epäselvemmäksi, vaikka digitalisaaton myötä tilanne pitäisi olla toisinpäin.

Keskustan jäsenrekisteri on tunnetusti todella sekava ja vähintäänkään ei ajantasalla. Tämä vaikeuttaa niin piirien työtä kuin ennen kaikkea paikallisosastojen työtä sekä heikentää taloudellista tilannetta, kun jäsenmaksut jäävät perimättä.

Tilanne on myös omiaan rapauttamaan järjestötyötä sisältä päin samaan aikaan, kun meidän tulisi olla sisältä vahvoja, jotta voimme näkyä, kuulua ja toimia täysillä ulospäin. Toimivan jäsenrekisterin pitäisi olla järjestötyön sydämessä.

Nykyisenä digiaikana jäsenlaskutuksen pitäisi olla myös melko vaivattomasti hoidettavissa ja reskontran toimia pienellä vaivalla parhaimmillaan muutamalla napinpainalluksella. Kyse ei ole ajasta, isokin määrä jäsenlaskutuksia saadaan pyöritettyä vapaaehtoisvoimin muissa yhdistyksissä jopa yhdessä illassa. Ongelma on itse järjestelmässä.

Ehdotamme ja vaadimme puolueelta pikaisia toimia jäsenrekisterin korjaamiseksi. Jos se ei ole mahdollista nykyisen jäsenrekisterin puitteissa, uuden jäsenrekisterin hankintaa pitää harkita pikimmiten.

Esimerkiksi Iisalmessa osa kunnallisjärjestön johtokunnasta ja valtuustoryhmästä ei ole tänäkään vuonna saanut jäsenmaksuja sekavan jäsenrekisterin vuoksi.

Samasta ongelmasta keskustellaan vuosittain, joten emme uskalla edes arvioida, paljonko jäsenmaksutuloja jää saamatta ns. ”rivijäseniltä”. Tilannetta on selvitelty piirin työntekijöiden kanssa ja syyksi on osoittautunut epäselvä jäsenrekisteri, epäselvä prosessi ja puutteet tiedonkulussa.

Jäsentietojen tarkistaminen on osoittautunut todella vaikeaksi ja vaikka joku paikallisosasto saisi omat jäsentietonsa korjattua ajantasalle, niin siitä huolimatta jäsenmaksuja ei peritä. Päivittäminen myös helposti unohtuu. Lisäksi korjattujen jäsentietojen toimittamisesta huolimatta tiedot saattavat olla väärin, kun otetaan tuloste jäsenistä jostain toisesta kohtaa rekisteristä.

Monet muut valtakunnalliset järjestöt (esim. Suomen Nuorisoseurat ry) ovat viime vuosina uusineet jäsenrekistereitään ja myös aktiivisesti päivittävät rekisteriensä tietoja ja vuosittain kehottavat jäsenjärjestöjään päivittämään tietonsa. Aktiivitoimijoilla on käyttöliittymä jäsentietojen päivittämiseen  itse tai sitten jäsenseura voi päivittää jäsenlistat manuaalisesti.

Itse laskutus tapahtuu järjestelmän kautta automaattisesti todella pienin henkilöresurssein ja myös reskontra toimii.

Uskomme, että  Keskustassa olisi mahdollisuus isoihin säästöihin, jos jäsenlaskutus saataisiin toimimaan automaattisesti jäsenrekisterin kautta, kuten se tapahtuu monissa muissa järjestöissä.

Ehdotamme seuraavaa:

 1. Paikallisosastoille toimitetaan automaattisesti jäsenlistat tarkistettavaksi ja päivitettäväksi vuosittain  ja pyydetään osastoja toimittamaan listat korjattuina mahdollisimman pian takaisin. Tämä erityisesti silloin, jos rekisteriin ei ole mahdollista saada käyttöliittymää kunnallisjärjestön toimijoille. 

2. Jäsenmaksutilitysten yhteydessä toimitetaan paikallisosastoille listaus siitä, kenen jäsenmaksuista tilitys on tullut ja kenen jäsenmaksut uupuvat ja selvitys siitä, onko ko. jäsenmaksut edes lähetetty. Puolueen sääntöjen mukaan uudet jäsenet täytyisi hyväksyä ja poistuneet poistaa. Tämä ei ole mahdollista, jos jäsenjärjestö ei saa edes tietää, ketä jäseniä saapunut jäsenmaksutilitys koskee. 

3. Kunnallisjärjestöjen puheenjohtajille ja sihteereille tai muulle vastaavalle toimijalle myönnetään oikeus päästä katsomaan jäsenrekisterin tietoja oman kunnan osalta tai vähintäänkin oikeus pyydettäessä saada välittömästi em. tiedot. Tarvittaessa tehdään sitoumukset, ettei tietoja käytetä väärin. Mielestämme kunnallisjärjestöillä pitäisi olla oikeus tietää, ketä sillä on osastoissaan jäsenenä ja onko esim. johtokunnan jäsen tai valtuustoryhmän jäsen jonkin kunnassa toimivan osaston jäsen. 

4. Jokaisessa kunnallisjärjestössä huolehditaan, että vähintäänkin aktiivitoimijat eli kunnallisjärjestön johtokunta, osastojen johtokunnat, valtuustoryhmä jne. ovat Keskustan jäseniä, löytyvät jostain paikallisosastosta jäsenenä ja saavat jäsenmaksut, elleivät he ole ns. sitoutumattomana luottamustoimissaan Keskustan listalta.

5. Piireissä käydään läpi, että jokaiselle jäsenrekisterin jäsenelle lähtee jäsenlasku vuosittain ja tarvittaessa laitetaan muistutuslasku. Ilman tätä on mahdotonta poistaa rekisteristä henkilöitä, jotka eivät ole jäsenmaksuja maksaneet.

6. Selvitetään mahdollisuus jäsenlaskutukseen vuosittaisena suoramaksuna tai e-laskuna ja hyödynnetään sitä niiden jäsenten kohdalla, joille se sopii.  Myös mahdollisuus saada lasku sähköpostiin postitetun laskun sijaan selvitetään, mikä säästäisi postikuluja. Oleellista olisi mahdollisimman sujuva ja automatisoitu jäsenmaksureskontra, mikä säästäisi niin aikaa kuin resurssejakin ja tehostaisi sekä vahvistaisi järjestön toimintaa sisältä päin. Myös muuttuneet yhteystiedot tulisi tällöin paremmin korjattua ja tiedotus tehokkaammaksi.

7. Selvitetään nykyisen jäsenrekisterin haasteet ja onko niitä mahdollista ratkaista. Selvitetään tarvittaessa paljonko kustantaisi uusi rekisteri, jos nykyinen ei palvele enää järjestöämme. 

Toimivat jäsenpalvelut ovat koko keskustan etu. Nousu takaisin Suomen suurimmaksi puolueeksi lähtee toimivasta perustason järjestötyöstä ja olennainen osa sitä ovat toimiva jäsenrekisteri ja toimiva jäsenmaksuprosessi.

Keskustan Iisalmen kunnallisjärjestö